مدونة ورشة لونك

العمل الجماعي – التفويض الفعال .. روعة التخفف من الأعباء

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading...
16
Jan
مقالات
  • مهاب البوشي
  • منذ3 سنوات

العمل الجماعي – التفويض الفعال .. روعة التخفف من الأعباء

التفويض .. أحد أهم و أخطر المهارات التي يجب أن يمارسها القائد الفعال .

و تأتي أهميتها من أنها طوق النجاة للتخفف من بعض الأعباء التي تثقل كاهل المرء ، و الانتباه – فقط – للمهام الحساسة و الهامة .

أما خطورتها فتتأتي من كونها قد تسبب أضراراً فادحة للفريق أو المؤسسة إن أسئ استخدامها !

و التفويض كذلك في المؤسسات و الشركات سلاح ذو حدين ، فبعض المديرين قد يستخدمها كوسيلة للتنصل من المسئوليات الملقاة علي عاتقه أو حتي درء الفشل عن نفسهو إلصاقه بالآخرين ، و البعض الآخر يستخدمها كأداة هامة تلعب دوراً حيوياً في حفز و تدريب فريق العمل علي نحو يؤدي – في نهاية المطاف – إلي تحقيق الأهداف المرجوة .

ماذا نعني بمصطلح التفويض ؟

مصطلح التفويض – ببساطة – يعني نقل بعض من السلطات أو الاختصاصات المولكة للمدير أو القائد إلي أفراد آخرين ، و هو ما يعني أن يكون بمقدورهم التصرف و اتخاذ قرارات علي نحو مستقل دون الرجوع إلي المدير .

و لكن إذا ما حدث خطأ ما ، فإن المسؤولية تظل علي كتفي المدير ، فما زال هو المسئول رغم ما فوضه إلي غيره من سلطات أو اختصاصات .

فإحدي أهم قواعد التفويض أن التفويض لا ينفي المسئولية .

إذًا التفويض شكل من أشكال الإدارة ، و إذا ما اُستعمل إيجابياً فإنه يعود بالنفع علي القائد و علي المرؤوسين ، و الذي يُمكنهم التفويض من إخراج قدراتهم الإدارية و القيادية علي نحو كامل و رائع .

لماذا لا يؤمن البعض بجدوي التفويض !؟ :

أسباب متعددة قد تزعزع من ثقة كثير من الأشخاص في جدوي التفويض ، بيد أن هناك سبباً قوياً لدي البعض و خطير أيضا ! .

و هو اعتقادهم بأن لا أحد هناك يمكنهم الوثوق به ! .

نعم .. هناك من نشأ معتقداً – سواء بفعل التربية أو البيئة أو التجارب الشخصية – بأ، لا أمان لأحد ، و أن الثقة بالآخر شئ سئ و مُضر ! .

هذا الشخص يتعامل بشدة و تحفظ مع الآخر ، و يتحين كل خطأ يقع فيه الآخر ليؤكد صدق نظريته أنه “لا يحك جلدك مثل ظفرك !” .

هذا الصنف من القادة يشتكي من قلة الوقت ، و كثرة الأعباء ، و مع ذلك لا يُفوض أبداً ، و لا يسمح لأحد بأن يشاركه بعض المهام .

و هناك أسباب أخري قد تدفع القائد لعدم النظر إلي التفويض بعين الجدية و الاهتمام ، منها :

1. فقدان التحكم :

أحد أكثر الهواجس التي ترتبط بالتفويض ، الخوف من فقدان التحكم و السيطرة ، إذا ما قام بتفويض شخص آخر ليحل محله في أمر من الأمور .

فليس سهلاً علي القائد – الذي قضي زمناً في مباشرة كل شئ بنفسه و التحكم في دقائق الأمور – أن يُعطي صلاحيات مباشرة لأحد معاونيه .

لذا تراه قلقاً من التفويض ، خائفاً من انفلات زمام الأمور من بين يديه إذا ما ترك عصا القيادة لغيره .

2. مضيعة للجهد و الوقت :

بعض القادة يرون أن تصحيح الأخطاء التي سيجلبها التفويض أمر حتمي و سيضيع من وقتهم و جهدهم .

و بعضهم يري أن التفويض سيحتاج إلي تدريب و تعليم ، و هذا – بدوره – سيحتاج إلي وقت جهد .

و الحل الأمثل – من وجهة نظرهم – أن يقوموا بالعمل بأنفسهم توفيراً لوقتهم و جهدهم .

3. الخوف من فقدان السلطة و النفوذ :

هناك قائد يستمد قوته من المنصب ، و يخشي إن هو فوض أحداً و اضطر إلي إعطائه بعض الصلاحيات أن يُفقد ذلك شيئا من قوته و نفوذه ! .

و يري أن فقد القوة و النفوذ خطوة أولي نحو فقد المنصب ذاته ! .

4. الخوف من ضياع التقدير :

القيادة تجلب للبعض التقدير ، و تفويض الأعمال للآخرين من شأنه – حسب ظنهم – أن يفقدهم جانباً من التقدير و الرفعة ! .

5. الخوف من الخطأ :

يبتعد البعض عن التفويض مخافة الخطأ الذي يجلب معه المشكلات ، و التي ستجعله يتحمل أخطاء الغير .

6. أنا القائد .. أنا المسئول :

البعض يري أنه يجب علي القائد أن يكون هو المسئول عن كل المهام ، و لا يجب عليه أن يُحمل أحداً معه مهام و مسئوليات .

فوائد التفويض :

1. توفير الوقت :

عندما نفوض بعض الأعمال ، فإننا بذلك نتخلص من أعباء ، و نخلي مساحة من أوقاتنا لأعمال و مهام أخري ، مما يعني توفير مزيد من الوقت لنا .

2. التركيز أكثر علي المهام المهمة :

فبتخليك عن بعض المهام الأقل أهمية و تفويضها لسواك ، يمكنك التركيز علي المهام التي تحقق إنتاجية أكبر .

3. زرع الثقة في فريق العمل :

عندما تقوم بتفويض بعض أعمالك لأعضاء فريقك ، فإنك تبرهن لهم علي ثقتك فيهم و في قدراتهم علي إنجاز الأعمال .

4. الارتقاء بقدرات فريق العمل :

التفويض يتيح لفريق عملك تنمية قدراتهم ، و اكتساب صفات جديدة ، و إخراجهم من دائرة تنفيذ الأوامر ، إلي دائرة تحمل المسئولية و إصدار القرار ، مما ينمي لديهم حس المسئولية و يزرع فيهم الصفحات القيادية .

5. زيادة رضاء العاملين و تقليل معدل الاستقالة :

عندما يتعلم أعضاء فريقك مهارات و معارف جديدة من خلال التفويض فإن ذلك يساعدهم علي الإجادة في عملهم ، و في حياتهم ، كما يقربهم أكثر من بعضهم البعض ، حتي يحققوا الإتحاد الكامل بينهم ، و ذلك من شأنه أن يجعلهم يشعرون بالرضا ، و بحب العمل ، و بالتالي يتمسكون بالفريق لفترة أطول .

6. زيادة التحفيز :

بلا الشك الشخص الذي يشعر بثقة قائد فيه ، يكون أكثر تحفيزاً و عملاً و نشاطاً من الآخرين .

7. تحقيق سيطرة أكبر :

إن ممارسة التفويض بشكل ملائم مع المتابعة المستمرة سوف يمنحانك سلطة التركيز علي النتائج ، و إعطاء رأيك و خبرتك للمساعدة في إنجاز العمل المطلوب ، و أنت بذلك تتيح لنفسك فرصة النظر للموقف من بعيد ، و بالتالي سوف يكون حكمك أفضل و أشمل و ستكون سيطرتك علي الموقف أكبر .

8. تقييم أفضل لأعضاء فريقك :

عندما تقوم بتفويض بعض الأعمال لأعضاء فريقك سوف تكون أمامك فرصة لتشاهدهم يقومون بأعمال جديدة ، و بذلك سوف تستطيع أن تعرف مدي قدرتهم علي مواجهة المواقف الجديدة مما يُمكنك من تقييم نقاط القوة و الضعف في أدائهم .

9. تقليل التوتر :

إن التفويض لا يجعلك مضطراً لأن تتواجد في كل مكان ، و أن تقوم بنفسك بكل العمل ، لأنك قد كلفت بعض أعضاء فريقك بالقيام بذلك نيابة عنك ، و سوف يتيح لك ذلك – بالطبع – وقتاً أكثر لتمارس الأشياء التي تجد فيها متعة و استمتاعاً ، و هذا مما سوف يعمل علي تقليل شعورك بالتوتر .

10. التقدم :

عندما تقوم بالتفويض فإنك تستطيع أن تقوم بأعمال أكثر أهمية ، و هذا من شأنه أن يفتح أمامك الباب علي مصراعية لتتقدم و تتسلق سلم النجاح للوصول إلي المركز المرموق الذي تستحقه ، تستطيع الآن أن تحكم بنفسك ، فأنت تري كيف أن التفويض ليس بالفكرة السيئة و كيف أن نتائجه عظيمة .

كيف تجري عملية التفويض ؟ :

  • ابدأ بإعداد قائمة بكل أعمالك اليومية .
  • رتب القائمة حسب أهميتها .
  • قم بتفويض الأعمال الروتينية مثل المذكرات و الأعمال الورقية .
  • قم بتفويض الأعمال التي تستهلك وقتك مثل الاجتماعات .
  • قم بتفويض إجابة الدعوات .

كيف تُفوض ؟

لكي تتمكن من التفويض بشكل فعال جيد ، يتعين عليك أن تنتبه إلي شئ في غاية الأهمية و هو أن التفويض لابد و أن يتم علي نحو متدرج و بشكل متأنٍ فليس من الذكاء إلقاء المسئولية علي كاهل أحد الأشخاص ، فقد لا تمكنه قدراته و خبراته من أدائها علي النحو الأكمل ، و هذا من شأنه أن يمنيك بخسائر متعددة ، ففوق أن نسبة فشلة في أداء مهمته ستكون كبيرة ، و سيخيب أملك فيه ، فإن هذا سوف يُفقد هذا الشخص الثقة في نفسه و في قدرته علي تحمل المسئولية فيما بعد ، مما يصيبه بالإحباط و يُفقده الحافز و الدافع علي العمل و التعلم و الإنجاز ، خاصة لو كان في بداية حياته الوظيفية .

و الحل في أن تفوض مهامك حسب الشخص ، و أن تعطي لكل امرئ القدر الذي يستطيع تحمله و أداءه ، و تعمل علي تنمية و تطوير مهاراته و قدراته .

شئ آخر أحب التنبية عليه ، و هو ألا ترهق الشخص المفوض بالأسئلة و الاستفسارات الدائمة ، و لكن اتفق معه علي الشكل و الطريقة التي سيتم بها تنفيذ المهمة و الخط الزمني الذي سيتم فيه مراجعة التقارير ثم اترك له حرية التصرف .

المفاتيح العشر للتفويض الفعال

1. جهز قائمة بأعضاء الفريق الذي سيتم تفويضه ، ثم اجعل لكل منهم صفحة خاصة به ، و سجل تحت اسم كل شخص نقاط قوته ، بعدها اكتب نقاط الضعف أو الخلل التي لديه .

مثلا :

أ – محمد عبد الرحمن .

يمتاز بـ (التواصل الجيد مع الآخرين – الانضباط في المواعيد – قدرته العالية علي التحفيز و التشجيع) .

ضعيف في (عدم حرفيته في الأعمال المكتبية – تأخره في إعداد التقارير عن موعدها) .

ب – مريم فؤاد .

تمتاز بـ (أدائها المنضبط في الأعمال الورقية – استخدامها الجيد للكمبيوتر – الاهتمام بالتفاصيل – الحماس و حب التحدي و إثبات الذات) .

ضعيفة في (تواصلها مع زملائها – متحفظة – ضعيفة في إلمامها ببعض الفنيات) .

2. حدد الأعمال التي ترغب في تفويضها .

3. ضع إطاراً زمنياً لكل مهمة من المهمات .

4. بناء علي معرفتك بنقاط القوة و الضعف و التي حددناها في الخطوة الأولي ، ضع أمام كل مهمة الشخص المناسب لأدائها .

5. استدع الشخص الذي قررت تفويضه ، و اطرح عليه المهمة التي تريد منه إنهاءها ، ثم تناقش معه في رؤيته لها و كيف يمكنه أداءها ، ستلاحظ – من خلال كلامه و تحليله للمهمة . مدي قدرته و جاهزيته للقيام بها .

ثم اخبره عن ؤريتك و وجهة نظرك و ثقتك في قدرته علي أداء المهم الموكل بها بشكل جيد ، و تأكد من استيعابة الكامل للموقف .

6. اسأله عن الوقت الذي يراه مناسباً لتنفيذ المهمة ، و ناقش فيه ، و كن علي حذر من الشخص المتحمس الذي يدفعه تفاؤله و حماسة إلي عدم المنطقية في تحديد الإطار الزمني لمهمته .

7. اكتب التصور الذي اتفقتما عليه ، و أعطه نسخة و احتفظ لنفسك بنسخة تتيح لك متابعته من خلالها .

8. يجب أن تنفقا علي نظام للاتصال و تقيدم التقارير .

9. المتابعة ، من الخطأ أن تُفوض ثم تُلقي الأمر خلف ظهرك ، التفويض الفعال يحتاج إلي متابعة منظمة و دقيقة .

10. و أخيراً ، كن واقعياً ! ، فلا تتوقع أن يُتمَ الشخص الذي سيتم تفويضه بالعمل علي أكمل وجه ، أو علي النحو الذي كنت ستقوم أنت بإنهائه به ، و يجب عليك أن تراقب المهمة ، و تتدارك الأخطاء قبل استفحالها ، فحتي مع التفويض تظل أنت المسئول الأول عن كل شئ .

يجب علي الشخص الذي ستفوضه أن :

  • يعرف جيداً ما الذي تريد منه بالضبط .
  • يمتلك سلطات تسمح له باتخاذ قرارات تساعده في إنهاء الأمر بشكل مثالي .
  • يمتلك خبرة و دراية بكيفية أداء المهام التي وُكل بها .

هام :

  1. لا تبالغ في التفويض .. فقد تفقد سلطتك .
  2. دعهم يصنعون قراراتهم ، اقبل حكمهم و دعهم يخطئون ، و تذكر أنك قد وقعت في الخطأ كثيراً من قبل .
  3. قم بإعداد خطة بديلة في الة ما إذا فَشِلَت الخطة الأولي لأي سبب .
  4. لا تسترجع أي شئ قمت بتفويضه ، حتي لا يقلل ذلك من شأن مرؤوسك و يُفقدك ثقة الفريق .
  5. ترسيخ ثقة الشخص الُمفوَض بنفسه و بقدراته أحد العوامل الرئيسية في نجاح التفويض .

و يجب أن تتوافر لديه القنعة بقدرته علي تحقيق هذه المهمة .

لقد أصبحت الآن مدركاً تماماً لفوائد التفويض ، و كيف أنه سيوفر عليك الوقت و المال و الجهد لتركز طاقتك علي أعمال أكثر أهمية تساعدك أنت و مؤسستك علي للنمو و الوصول لقمم جديدة . ابدأ اليوم و اجعل التفويض عادة لك و جزءاً من أسلوبك في القيادة ، و إذا حدث و لم تحصل علي النتائج المرغوب فيها بسرعة ، فلا تدع ذلك يُثبط من همتك .

تحل بالصبر و تذكر كم من الأخطاء ارتكبتَها عندما فُوضتَ من قبل . و لا تتخل عن التفويض أبداً ، بل استمر فيه و لا تتوقف . قال “توماس أديسون” ذات مرة : “إن الكثير من الفاشلين أناس لم يدركوا كم هم قريبون من النجاح عندما استسلموا” إن تفويض بعض الأعمال لأعضاء فريقك سوف يساعدك علي استغلال كامل قدراتهم حتي ينموا و ينجحوا ، و كما جاء في الكتاب الصيني للقيادة : “ضع القرد في قفص و سيكون مثله مثل الخنزير ليس لأنه غير ذكي أو سريع بل لأنه لا يملك المكان الكافي ليمارس قدراته” .

اتخذ القرار لتفوض شيئاً ما اليوم .

نبذه عن الكاتب

مهاب البوشي خبير تحسين المواقع في محركات البحث (SEO) في ورشة لونك و مؤسس شركة ترويج .

اترك تعليقا

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *


ورشة لونك

اخبار ذات صلة

24
Feb

تحميل ايقونات تطبيقات اندرويد لولي بوب مجانا PNG

حصريا علي اكاديمية ورشة لونك نقدم لكم تحميل ايقونات مميزة لتطبيقات اندرويد لولي بوب Android Lollipop و هذه الايقونات PNG و..

12
Jul

تحميل قالب Service Master v1.2 ووردبريس للاعمال مجاناً

حصريا علي اكاديمية ورشة لونك نقدم لكم “قوالب ووردبريس للاعمال” تحميل قالب Service Master v1.2 للاعمال ووردبريس مجانا بأكثر من..

26
Jul

ماهو الفرق بين ال Eps و Ai فى Adobe Illustrator

حصريا علي اكاديمية ورشة لونك نقدم لكم أحدث المقالات و الأساسيات في مجال التصميم و اليوم في هذه المقالة سوف..

ورشة لونك

إتصل بنا

العنوان

محافظة الشرقية - الزقازيق - حي الزهور

البريد الالكتروني

sales@yourcolor.net

رقم الهاتف

01000088304

خدمة الدعم الفني

  • 01000088304
  • 01009630033
تواصل معنا :
ورشة لونك هى شركة مصرية, تعمل فى السوق المصرى والشرق الأوسط منذ عام 2010 . نقدم خدماتنا فى مجال الاستضافة وتصميم المواقع وحجز الدومينات. نهتم دائما بتقديم أفضل خدمة عند تقديم خدماتنا, مع أفضل خدمة عملاء ضمن شركات الاستضافة فى الشرق الأوسط.

تفاصيل التقييم